Generalidades

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Alvarez Zuluaga Abogados SAS (en adelante “Alvarez Zuluaga” o “la Firma”) establece la presente Política de Tratamiento de información y Datos Personales con el propósito de dar cumplimiento a la legislación vigente en la materia de protección y manejo de datos personales, siendo ésta la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

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La presente política es para el manejo y tratamiento de los datos personales entregados por los clientes, proveedores y empleados, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la protección del derecho constitucional al que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar los datos que se hayan recolectado sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información.

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Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los empleados de Alvarez Zuluaga, así como para los contratistas y terceros que obren en nombre de la Firma. Todos ellos se obligan a observar y respetar estas políticas en el cumplimiento y ejercicio de sus funciones.

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La Firma, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje el derecho al hábeas data. Este derecho es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.

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En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de Alvarez Zuluaga de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, la Firma ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

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Definiciones
 

1. Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la firma lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

2. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la firma.

3. Base de datos: conjunto de datos personales.

4. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

7. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

8. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

11. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.

12. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
     

El tratamiento y su finalidad
 

En desarrollo de sus actividades Alvarez Zuluaga realiza tratamiento de datos personales, es decir, recolecta, almacena, usa y transmite los datos personales que sus clientes, proveedores y empleados le han proveído libre y voluntariamente y, en ciertos casos, transfiere a terceros países, los datos personales de sus clientes. Los anterior se hace con los siguientes propósitos:
 

1. Cumplir con las obligaciones que, en virtud de contratos de prestación de servicios, la firma adquiere con sus clientes

2. Enviar información, en nombre de sus clientes, a entidades públicas o privadas, cuando esto haya sido solicitado previamente por el cliente

3. Informar a sus clientes y colegas acerca de novedades normativas y jurisprudenciales en temas de su interés

4. Enviar a sus clientes información relativa a los servicios que presta la firma

5. Solicitar al cliente que evalúe la calidad del servicio prestado por Alvarez Zuluaga

6. Llevar a cabo procesos administrativos al interior de la firma, con el fin de clasificar y archivar la información de cada cliente, proveedor o empleado.

7. Elaborar estudios al interior de la firma, con el fin de desarrollar servicios personalizados, de acuerdo con las características específicas de cada cliente

8. Registrar los datos de los clientes, proveedores y empleados en bases de datos, que permitan organizar la información de forma eficiente

9. Dar cumplimiento a las obligaciones legales o regulatorias que sean aplicables, incluyendo las relacionadas con la prevención del fraude, el lavado de dinero y el terrorismo

10. Cualquier otro que sea conveniente o pertinente para la debida y eficiente ejecución del contrato celebrado con sus clientes, proveedores y empleados.
     

Derechos que tienen frente a la firma todos los titulares de Datos Personales
 

Todo proceso que conlleve el tratamiento de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual Alvarez Zuluaga sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012,  los cuáles se enuncian a continuación:

1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a la firma, respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a la firma, salvo cuando dicha autorización se encuentre expresamente exceptuada como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3. Derecho a ser informado por la persona encargada al interior de la firma, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y/o en el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, Alvarez Zuluaga ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.  

6. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo de la firma.

7. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales del titular que hayan sido objeto de tratamiento.
    

Esta Política de Tratamiento de información se encuentra en vigencia desde el 28 de julio de 2013 y aplica para todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, transmitidos y transferidos por Alvarez Zuluaga hasta la fecha de su publicación, y en adelante. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
 

Casos en los cuales Alvarez Zuluaga no requiere autorización para el tratamiento de los datos que

tenga en su poder
 

1. Cuando la información sea solicitada a la firma por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
    

A quienes se les puede entregar información por parte de Alvarez Zuluaga sin necesidad de contar con autorización de los titulares de los Datos
 

1. A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a la firma

2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la firma para que le sea entregada la información.

3. A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la República de Colombia.

4. A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a Alvarez Zuluaga.
    

Deberes que tiene Alvarez Zuluaga respecto a los Titulares de los Datos
 

La firma reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

1. La firma deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.

2. La firma deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la firma deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios pueden ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos a través sitio web, entre otros.

3. La firma debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

4. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.

5. La firma debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, la cual es:
    

Luisa Fernanda Alvarez Zuluaga
Dirección física: Carrera 43B #16-95 Medellín
Dirección de correo electrónico: lfalvarez@alvarezzuluaga.com

Ante esta persona, usted puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización
 

1. La firma, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.

2. La firma deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
    

Finalidades en la Captura, Uso y Tratamiento de Datos Personales
 

Alvarez Zuluaga en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

• Fines administrativos, comerciales, y legales

• Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

En relación con lo anterior, Alvarez Zuluaga podrá ejecutar las siguientes acciones:

1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.

2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.

3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.

4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
    

La Autorización
 

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, Alvarez Zuluaga requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

• Quién es el responsable o encargado de recopilar la información;

• Datos recopilados;

• Finalidades del tratamiento;

• Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos;

• Información sobre recolección de datos sensibles.
   

Forma de proceder respecto a las Consultas y Solicitudes hechas por los titulares de los Datos
 

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la firma respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
 

A) Procedimiento para el trámite de Reclamos o Solicitudes

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a Alvarez Zuluaga por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a Alvarez Zuluaga, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la firma solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

2. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la firma incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El solicitante recibirá una respuesta por parte de Alvarez Zuluaga dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.

4. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
    

B) Consultas

La Política de manejo de la información personal por parte de Alvarez Zuluaga y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios:

• www.alvarezzuluaga.com

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: lfalvarez@alvarezzuluaga.com.

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la firma atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 

C) Responsable del Tratamiento

Alvarez Zuluaga Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: Alvarez Zuluaga Abogados S.A.S.
NIT:  900710394-8
Domicilio principal: Carrera 43B #16-95 Medellín, Antioquia
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Luisa Fernanda Alvarez Zuluaga a través del correo electrónico lfalvarez@alvarezzuluaga.com
 

D) Encargado del tratamiento

Eventualmente, Alvarez Zuluaga podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes:

Razón social: Alvarez Zuluaga Abogados S.A.S.
NIT:  900710394-8
Domicilio principal: Carrera 43B #16-95 Medellín, Antioquia
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Luisa Fernanda Alvarez Zuluaga a través del correo electrónico lfalvarez@alvarezzuluaga.com